Какие ЭПД нужны отправителю

Со стороны отправителя в перевозке с нами нужен один документ – электронное поручение экспедитору (ЭПЭ). Остальную цепочку ведём мы и наши перевозчики, а вы видите статусы и документы по своей перевозке в системе оператора.

Документы перевозки: кто что оформляет

Четыре шага оформления

1. Вы формируете ЭПЭ. Создаёте поручение в системе своего оператора ЭДО, подписываете электронной подписью и направляете в наш адрес. Если груз забираем мы, адрес забора указывается прямо в ЭПЭ.
2. Мы проверяем данные. Смотрим, можем ли исполнить поручение, полны ли сведения и не нужны ли дополнительные услуги. Если всё корректно – подписываем ЭПЭ ответным файлом.
3. Вы передаёте груз. Только после нашей подписи.
4. Мы принимаем груз и формируем ЭЭР. На терминале проверяем количество мест, вес и объём, осматриваем упаковку. После фактического приёма формируется электронная экспедиторская расписка – с этого момента груз официально в нашем владении.

Сначала документ, потом груз: ЭПЭ → проверка → наша подпись → передача груза. Груз, привезённый на терминал без подписанного нами ЭПЭ, к перевозке принят не будет. Правило одинаково работает и при подвозе, и при заборе нашим транспортом.

ЭЭР подписываем только мы – от вас подпись на ней не требуется. Документ будет виден вам в системе оператора, оттуда его можно скачать и использовать для подтверждения расходов.

Как описать груз

Раздел «Груз» заполняется в разрезе отгрузочного наименования – по фактическому товару и его упаковке. Одной строки «Сборный груз, 48 мест» недостаточно.

Груз раскладывается по видам – например: 23 коробки с одеждой, 5 бочек с маслом, 20 мешков с песком. По каждому виду указываются:

• отгрузочное наименование – что это за товар;
• количество мест;
• вес;
• объём;
• упаковка.

Что проверить в ЭПЭ до подписания

Редактировать подписанное поручение нельзя – при ошибке создаётся новое. Поэтому проверяйте всё до подписи:

• Отправитель и получатель. Наименование или ФИО, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон по обеим сторонам.
• Плательщик. Отдельное поле: платит не всегда тот, кто отправляет. Если платит получатель или третье лицо, это должно быть видно в документе, а не только в устной договорённости.
• Адрес забора. Заполняется, если груз забираем мы. Именно по этому адресу приедет машина.
• Адрес доставки и направление. Должны соответствовать фактическому месту выгрузки.
• Наименование груза – в разрезе отгрузочного наименования, а не одной строкой.
• Количество мест, вес и объём. Пересчитайте места фактически, взвесьте и обмерьте груз: вес брутто/нетто и объём в кубометрах. Эти данные влияют на стоимость перевозки.
• Упаковка и маркировка. Вид и способ упаковки, пломбы, клейкая лента, защитная плёнка, упаковочный лист.
• Участники перевозки. Кто ещё задействован и какие сведения о перевозчике нужны, если он привлекается.
• Особые условия. Температурный режим, хрупкость, опасный груз, требования к погрузке и выгрузке.
• Сопроводительные документы. Раздел обязателен, если груз относится к опасным (ДОПОГ). В остальных случаях он не обозначен как безусловно обязательный – заполнить его можно по своему усмотрению, указав, например, номер накладной или УПД и поставщика.

Обязательность раздела «Сопроводительные документы» при ДОПОГ – наше рабочее понимание по разъяснению оператора, а не отдельное требование закона. Если ваш груз относится к опасным, свяжитесь с нами до оформления поручения: по таким грузам набор документов и условия перевозки согласуются заранее.

Что потом уже не изменить без нового поручения

Исправительного документа, как у УПД, для ЭПЭ не предусмотрено. Новое поручение нужно, если меняется:

• клиент – поручение должен подписать уже другой;
• плательщик – ему выставляются счёт и закрывающие документы;
• грузоотправитель и адрес забора – поручение говорит, откуда и у кого забрать груз;
• состав партий груза – в одном ЭПЭ может быть несколько партий, у каждой свой отправитель и получатель; добавить партию задним числом нельзя.

А вот эти данные спокойно уточняются при фактическом приёме груза: вес, объём и количество мест, вид упаковки, дополнительные услуги, не связанные с движением груза.

Само деление реквизитов на «критические» и «уточняемые» нормой права не закреплено – так публично описывает свой порядок другой крупный экспедитор рынка, и логика совпадает с нашей. По конкретной перевозке порядок уточняйте у менеджера до передачи груза.

Сколько накладных нужно на рейс

Если на каком-то участке появляется ЭТрН, действует правило: накладная оформляется на каждое плечо перевозки отдельно и на каждого грузополучателя отдельно – на каждый конкретный адрес. Одна фура развозит груз по десяти филиалам – значит, десять накладных.

С заказ-заявкой наоборот: в ЭЗЗ можно указать несколько адресов погрузки и выгрузки, но транспортное средство – только одно. Если груз везут две машины, перевозчик по одной ЭЗЗ формирует несколько накладных.

Несколько грузов в одной машине по разным адресам – это не сборный груз в смысле документооборота: на каждый груз оформляется отдельная ЭТрН.

Что делать, если в подписанном документе нашлась ошибка, – частые ошибки отправителя.