Что нужно подготовить для работы с ЭПД

Чтобы отправить груз с нами после 1 сентября 2026 года, подготовьте пять вещей заранее – до того как везти груз на терминал или вызывать машину.

1. Готовность к работе с ЭПД

Проверьте, что ваша компания подключена к оператору ЭДО и может работать именно с электронными перевозочными документами (ЭПД) – с направлением сведений в ГИС ЭПД, государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД не нужно и напрямую к ней не подключиться. Все участники перевозки работают в системе выбранного оператора, а документы попадают в ГИС ЭПД автоматически. Мы рекомендуем оператора СБИС (Saby), но работать можно у любого аккредитованного оператора.

2. Электронная подпись

Подпись потребуется, чтобы подписать электронное поручение экспедитору (ЭПЭ). Юридическую силу ЭПЭ приобретает только после подписания – до этого момента это черновик, а не заявка.

Собственник бизнеса или ИП подписывает своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если подписывать будет сотрудник, его полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД). Какая подпись подойдёт – КЭП, УНЭП и ПЭП.

3. Ответственный сотрудник

Заранее решите, кто именно в вашей компании формирует и подписывает документы по перевозкам. У этого человека должен быть доступ в личный кабинет оператора и действующая подпись – иначе отгрузка встанет в тот момент, когда груз уже собран.

4. Роли в отправке

Определите, кто заказывает перевозку, кто передаёт груз, кто его получает и кто платит. Именно инициатор формирует и подписывает ЭПЭ – как развести роли.

5. Данные о грузе

Соберите заранее: реквизиты сторон, плательщика, адрес забора и адрес доставки, наименование груза в разрезе отгрузочного наименования, количество мест, вес и объём, упаковку, особые условия перевозки. Что и в каком виде указывать – какие ЭПД нужны отправителю.

Чек-лист готовности

Пройдите по списку. Каждый пункт должен быть закрыт до отправки груза, а не в момент сдачи.

1. Договор с оператором ЭДО заключён, и оператор работает с ЭПД.
2. Электронная подпись получена и действует у того, кто будет подписывать документы.
3. Назначен ответственный сотрудник – и проверено, что он реально может войти в кабинет и подписать документ, а не только открыть его.
4. Оформлена МЧД, если документы подписывает не руководитель и не сам ИП.
5. Личный кабинет настроен: сотрудники добавлены, права выданы, реквизиты компании заполнены без ошибок.
6. Понятна ваша роль в перевозке: кто инициатор, кто отправитель, кто получатель и кто платит.
7. С контрагентом согласовано, кто формирует ЭПЭ и кто подписывает его электронной подписью.
8. Реквизиты контрагентов актуальны: ИНН/КПП, адреса и телефоны уточнены у самого контрагента, а не взяты из старой заявки.
9. Данные о грузе готовы заранее.
10. Команда знает правило передачи груза: сначала подписанное ЭПЭ, потом груз.
11. Способ передачи груза выбран: привозите сами, передаёте через своего отправителя или заказываете забор.
12. Пробное оформление сделано: проведите одну реальную отправку по новой схеме целиком – от ЭПЭ до ЭЭР.
13. Если вы сами оказываете экспедиторские услуги – сведения о вашей компании размещены в реестре на платформе «ГосЛог». Окно регистрации действующих компаний закрылось 1 мая 2026 года: если записи нет, вопрос решается через Минтранс, а не подачей заявления – реестр «ГосЛог».

Если подписать нужно на месте

Иногда клиент уже приехал на терминал, а поручение ещё не подписано. Это возможно – но только вашей собственной электронной подписью:

• Рутокен в компьютере. Вставляете носитель подписи, заходите в личный кабинет своего оператора и подписываете документ.
• Рутокен с телефона через адаптер. Такой вариант мы тоже рассматриваем – уточните заранее у менеджера, получится ли им воспользоваться.
• Госключ. Мобильная подпись в приложении, отдельный носитель не нужен.

Действие, которое вы обязаны совершить своей электронной подписью, нельзя заменить подписью нашего сотрудника. Мы не подпишем за вас поручение, даже если вы находитесь в нашем офисе и просите об этом.

Если какой-то пункт закрыть не получается, напишите нам заранее, а не в день отправки: в момент сдачи груза вопрос с подписью или подключением решить уже не удастся.