Определите свою роль в перевозке

От роли зависит, что именно вам делать. В одной перевозке вы можете быть отправителем, получателем – или и тем, и другим одновременно. Инициатором перевозки может быть даже стороннее лицо, которое груз не отправляет и не получает.

Четыре роли, которые надо развести

Инициатор перевозки – тот, кто заказывает отправку и формирует электронное поручение экспедитору (ЭПЭ).
Грузоотправитель – тот, кто фактически передаёт груз.
Грузополучатель – тот, кто его принимает.
Плательщик – отдельное поле в поручении. Платит не всегда тот, кто отправляет.

Инициатором может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель или организация. Он может быть:

отправителем груза и одновременно плательщиком;
отправителем груза, когда за перевозку платит получатель;
отправителем и получателем в одном лице – например, при перевозке между своими площадками;
сторонним лицом, которое только оформляет перевозку, но само груз не отправляет и не получает.

Три вопроса до отгрузки

Если в отправке участвует кто-то ещё – ваш поставщик, склад, ваш клиент, – договоритесь заранее:

Кто инициирует отправку.
Кто формирует ЭПЭ.
Кто подписывает его электронной подписью.

Ответ на эти вопросы определяет, чья электронная подпись и чей личный кабинет оператора понадобятся в момент отгрузки.

Пример

Вы продаёте товар и отгружаете его прямо со склада поставщика. Тогда либо вы формируете ЭПЭ как инициатор, а поставщик просто передаёт груз, либо поручение оформляет сам поставщик. Решить это нужно до дня отгрузки, а не в момент, когда машина уже на месте.

Важно

Действия, которые сторона обязана совершить своей электронной подписью, за неё не выполнит ни экспедитор, ни перевозчик. Если ЭПЭ никто не сформировал, перевозка не начнётся.

Если груз в машину кладёт не отправитель

Когда погрузку выполняет не сам грузоотправитель, появляется ещё одна роль – лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП). Это ваш случай, если грузит:

склад ответственного хранения;
поставщик со своего склада;
любая другая компания по договору с вами.

Такое лицо указывается в электронной заказ-заявке отдельным разделом «Уполномоченные лица». Там нужны три вещи:

Юридическое лицо, которое грузит.
Полномочие: на погрузку груза в транспортное средство, заполнение и подписание транспортной накладной.
Документ-основание – договор на погрузочные работы, договор поставки, дополнительное соглашение. Поле текстовое, годится любой документ, которым полномочие оформлено.

Именно указанная здесь компания вносит в накладную фактические грузовые данные и подписывает её первый титул. Кто такой ЛОП и за что он отвечает – в разделе для экспедитора.

Важно

Если уполномоченное лицо не указали в заказ-заявке, лучше перевыпустить её. Однозначного ответа регулятора, считается ли это грубым нарушением, нет – поэтому надёжнее указать заранее, чем спорить постфактум.

Когда в цепочке есть экспедитор, принявший груз во владение, заказчик не вправе выступать лицом, осуществляющим погрузку – это прямо названо нарушением постановления Правительства № 2200. Ещё одно ограничение оттуда же: водитель не может подписывать накладную от имени двух сторон перевозки.

Когда склад становится ЛОП, а когда нет

Смотрите на условия договора со складом ответственного хранения:

склад обязан грузить только по запросу грузовладельца – он лицо, осуществляющее погрузку, лишь когда грузовладелец выступает грузоотправителем;
склад грузит всем приезжающим по условиям договора – он ЛОП в любом случае.

Совет

Договоритесь о том, кто грузит и кто подписывает первый титул, до подачи машины. После погрузки менять это поздно: накладную уже нужно подписывать.

Если вы не только отправляете

Вы получаете груз. Договоритесь с поставщиком, кто инициирует отправку, кто формирует и подписывает ЭПЭ, и выберите способ получения – самовывоз или городская доставка: раздел для получателя.
Вы сами организуете доставку чужого груза сторонними перевозчиками. Тогда вы можете оказаться экспедитором – со своими обязанностями и записью в реестре: когда вы сами становитесь экспедитором.
Вы везёте груз сами и по договору перевозки. Это роль перевозчика: раздел для перевозчика.

Когда роли распределены, переходите к подготовке – что нужно подготовить для работы с ЭПД.