Работа напрямую с перевозчиком

Когда вы заключаете договор перевозки напрямую с перевозчиком – своим или нанятым под конкретный рейс, – документы оформляются иначе, чем при работе через экспедитора. На этом участке вы грузоотправитель, и электронные документы подписываете сами.

Что оформляется

Заказ-заявка (ЭЗЗ). Вы заказываете перевозку у перевозчика. В заявке указывается одно транспортное средство; адресов погрузки и выгрузки может быть несколько.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН). Оформляется на каждое плечо перевозки и на каждого получателя отдельно. Накладная обязательно ссылается на номер и дату заказ-заявки – без неё её не оформить.
Титулы накладной. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель подписывают свои разделы по мере движения груза. Водитель получает QR-код для проверки на дороге, после выгрузки накладная закрывается и код аннулируется.

Кого можно нанять перевозчиком

Перевозчиком может быть организация или индивидуальный предприниматель – ИП участвует в документообороте наравне с компанией. Самозанятый перевозчиком быть не может: это прямо следует из Устава автомобильного транспорта.

Совет

Проверьте, что ваш перевозчик готов к электронным перевозочным документам: подключён к оператору, есть подпись, водитель работает в приложении. Список – чек-лист подключения перевозчика.

Если груз в машину кладёте не вы

Когда машину грузит склад ответственного хранения или поставщик, это лицо указывается в заказ-заявке в разделе «Уполномоченные лица» – оно и подписывает первый титул накладной. Подробно – определите свою роль в перевозке.

Важно

Водитель не может подписывать накладную от имени двух сторон перевозки. Схема, где один человек расписывается и за отправителя, и за перевозчика, не проходит.

Если нанятый вами перевозчик везёт груз на наш терминал

Частый случай: вы не везёте груз сами и не заказываете забор у нас, а нанимаете стороннюю транспортную компанию, чтобы она доставила груз на наш терминал.

Это две разные сделки, и документы у них разные. Участок «от вашего склада до нашего терминала» – договор перевозки с вашим перевозчиком. Всё, что дальше, – транспортная экспедиция с нами.

Вы формируете ЭПЭ в наш адрес. Электронное поручение экспедитору нужно в любом случае: именно им начинается экспедиция и дальнейшая перевозка между терминалами.
С вашим перевозчиком оформляется ЭТрН. В ней вы – грузоотправитель, нанятая компания – перевозчик, а мы – грузополучатель.
Мы принимаем груз и подписываем титул грузополучателя. На этом перевозочная часть вашего перевозчика закрывается.
Мы формируем ЭЭР. Расписка подтверждает, что груз принят нами во владение, и дальше он едет уже в рамках экспедиции.

Важно

Накладная не заменяет поручение. ЭТрН закрывает только доставку до терминала экспедитора, а ЭПЭ запускает саму услугу экспедиции. Нужны оба документа.

Предупредите менеджера заранее, что груз привезёт ваш перевозчик по своей ЭТрН, и уточните, как передать нам сведения о накладной. Тогда на терминале не придётся выяснять это в момент выгрузки.

Если отправитель и перевозчик – одно юрлицо

Так можно, но титулы должны подписывать разные люди, а заказ-заявка обязательна даже внутри группы компаний. Подробнее – в разделе для перевозчика.

Что делать при изменениях в рейсе

Замена машины, водителя или адреса доставки в уже запущенной накладной оформляется изменением в рамках той же ЭТрН – новая накладная не нужна, если перевозчик тот же. После замены формируется новый QR-код. Как это выглядит со стороны перевозчика – ЭТрН: от погрузки до выгрузки.

Если перевозку организуем мы, всё это – наша забота: работа через экспедитора.