Что нужно сделать до первого электронного рейса

Восемь шагов, чтобы быть готовым работать по электронным перевозочным документам. Идите по порядку: без первых двух остальные не встанут на место.

1. Определите схему работы. Свой транспорт или наёмный, кто у вас водители – от этого зависит всё остальное: собственный транспорт и привлечённые водители.
2. Получите электронную подпись. КЭП на организацию или на ИП: чем подписывать ЭТрН.
3. Заключите договор с оператором ЭДО. В реестре Минтранса на август 2026 года – 14 операторов ЭПД.
4. Оплатите пакет документов. Ориентир простой: один адрес доставки – один документ.
5. Настройте личный кабинет. Добавьте сотрудников и транспортные средства – порядок ниже.
6. Установите водителям приложение. В нём реестр доставок, ЭТрН, QR-код и подпись со смартфона: работа водителя с ЭПД.
7. Подготовьте учётную систему. Обмен с 1С или работа прямо в кабинете оператора.
8. Обучите команду и водителей. Прогоните реальные сценарии рейсов заранее, а не в день первой погрузки.

Настройка личного кабинета: пять шагов

Первичная настройка занимает несколько минут и делается один раз. Дальше эти данные автоматически подставляются в документы.

1. Диагностика. Система проверит браузер – криптографию и расширения – и предложит доустановить недостающее. Начните с этого шага: без него не подпишется ни один документ.
2. Карточка организации. Адрес, ИНН и КПП и обязательно телефон: он подставляется в перевозочные документы.
3. Сотрудники. Добавьте тех, кто будет работать в системе, и водителей: ИНН, данные водительского удостоверения. СНИЛС пока не обязателен, но внесите его сразу, чтобы не возвращаться к карточке позже.
4. Транспортные средства. Марка и модель, государственный номер, ответственный водитель, грузоподъёмность, объём и тип кузова. Отдельно указывается тип владения: собственность, аренда или лизинг. Для арендованной машины понадобятся ИНН арендодателя и договор.
5. Мобильное приложение. Скачивается по QR-коду из кабинета, для iOS и Android, бесплатно. Оно нужно каждому водителю.

Тестовые перевозки до массового запуска

Для корректной работы ЭТрН должны быть готовы все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если хотя бы одна сторона не подключена к ЭПД или не готова подписывать документы, завершить электронный документооборот по рейсу не получится.

Поэтому перед массовым запуском важно не только настроить техническую часть, но и заранее проверить весь процесс на тестовых перевозках.

1. Опишите свои сценарии. Какие рейсы вы возите, кто в компании за что отвечает, кто подписывает документы.
2. Уведомите заказчиков. Тот, кому вы возите, должен знать, что вы переходите на электронные документы, и подтвердить, что готов сам.
3. Соберите пилотную группу. Отправитель и получатель, которые согласны попробовать вместе с вами.
4. Проведите 5–10 тестовых перевозок. На них видно всё: пропущенные шаги, незаполненные карточки, неготовых сотрудников.
5. Переходите к массовому использованию. Расширяйте на всех контрагентов, а не только на пилотных.

Если контрагент подключён к другому оператору, это не препятствие: между операторами ЭПД работает роуминг, в том числе двусторонний и трёхсторонний. Налажено ли взаимодействие с конкретным оператором, подскажет поддержка вашего.

Как устроена ежедневная работа после настройки – какие ЭПД нужны перевозчику.