Какие ЭПД нужны перевозчику

Перевозчик работает с тремя документами: электронной заказ-заявкой (ЭЗЗ), электронной транспортной накладной (ЭТрН) и при необходимости электронным путевым листом (ЭПЛ).

Документ	Когда нужен	Ваша часть
ЭЗЗ	всегда, когда есть договор перевозки	подтверждаете или отклоняете заявку
ЭТрН	на каждое плечо и каждого получателя	подписываете титул перевозчика, ведёте отметки в пути
ЭПЛ	обязателен при перевозке маркированных слабоалкогольных напитков и спиртосодержащей непищевой продукции; в остальных случаях можно вести на бумаге	оформляете на рейс

Личный кабинет оператора – ваше рабочее место

Через него вы обмениваетесь юридически значимыми документами с участниками перевозки, а данные автоматически уходят в ГИС ЭПД. Прямого доступа в ГИС ЭПД у перевозчика нет, и он не нужен.

Получаете заказ-заявку от экспедитора или грузоотправителя.
Подтверждаете или отклоняете заявку.
Передаёте данные о себе, транспортном средстве и водителе – реквизиты, СТС, ОСАГО и другие.
Получаете ЭТрН, сформированную грузоотправителем или экспедитором.
Подписываете свою часть накладной после принятия груза к перевозке.
Ведёте перевозку и фиксируете события в пути: погрузка, выгрузка, изменения.
При замене транспортного средства или водителя оформляете файл изменения – титул 7В (Т8 по нумерации формата).
Отслеживаете статусы документов и перевозки в реальном времени.
Храните электронный архив документов в системе оператора.

Как документ идёт по цепочке

Грузоотправитель или экспедитор формирует и подписывает первоначальную часть ЭТрН → оператор ЭДО передаёт документ вам → вы подписываете свою часть и ведёте перевозку → оператор передаёт документ грузополучателю → грузополучатель подписывает свою часть. ЭТрН считается завершённой.

В рейсах с нами заказ-заявку вы получаете от нас. В договоре перевозки с наёмным перевозчиком грузоотправителем выступаем мы: запускаем ЭТрН, а на выгрузке принимаем груз как грузополучатель и закрываем накладную.

Личный кабинет есть у каждого аккредитованного оператора: Saby, Астрал, Такском, СберКорус, Контур. Рекомендованный оператор компании – СБИС (Saby), ООО «Компания Тензор».

Сколько накладных нужно на рейс

Накладная оформляется на каждое плечо перевозки отдельно и на каждого грузополучателя отдельно – на каждый конкретный адрес. Одна фура развозит груз по десяти филиалам – значит, десять накладных.

С заказ-заявкой наоборот: в ЭЗЗ можно указать несколько адресов погрузки и выгрузки, но транспортное средство – только одно. Если груз везут две машины, по одной ЭЗЗ формируется несколько накладных, а расхождение по машине объясняется ссылкой на ту же заявку.

Несколько грузов в одной машине по разным адресам – это не сборный груз в смысле документооборота: на каждый груз оформляется отдельная ЭТрН.

Важно

В ЭТрН есть обязательное поле – номер и дата заказ-заявки. Документы всегда связаны между собой, и оформить накладную без ЭЗЗ нельзя.

По регулярным рейсам оператор ответил дважды и по-разному: устно – Минтранс нормативно хочет новую заказ-заявку на каждый рейс; письменно – при рамочном договоре со всеми существенными условиями отдельная заявка на каждую поездку может не требоваться. Судебной практики пока нет, поэтому надёжнее оформлять заявку на рейс.

Если отправитель и перевозчик – одно юрлицо

Так бывает: одно юрлицо выступает в накладной и грузоотправителем, и перевозчиком. Технически это возможно, но подписанты с двух сторон должны быть разными людьми. Один и тот же сотрудник не может подписать и титул грузоотправителя, и титул перевозчика.

Значит, в компании нужны минимум два человека с электронной подписью, а если они не руководители – ещё и с машиночитаемой доверенностью.

Важно

Заказ-заявка обязательна и внутри группы компаний – даже если обе стороны сделки ваши. Формально она была обязательна и раньше, просто это не контролировалось.

Что происходит с накладной в рейсе – ЭТрН: от погрузки до выгрузки.