Собственный транспорт и привлечённые водители

В цифровой системе перевозчик работает в одном из двух режимов. Разница – кто подписывает накладную и кто подтверждает этапы рейса.

1. Перевозчик = сам водитель (ИП на своей машине)

Один человек выполняет обе роли:

В личном кабинете оператора получает заказ-заявку от экспедитора.
Видит ЭТрН в системе.
Подписывает свою часть накладной своей КЭП.
После регистрации ЭТрН в системе получает QR-код.
Предъявляет QR-код инспектору при проверке.
Доставляет груз получателю.

2. Перевозчик и наёмный водитель (ООО или ИП с водителями в штате)

Перевозчик – владелец или руководитель	Водитель – наёмный сотрудник
Получает заказ-заявку от экспедитора	Получает рейс в мобильном приложении
Видит и подписывает ЭТрН своей КЭП	Видит маршрут, этапы и документы
Назначает водителя на рейс	Подтверждает этапы: прибытие, убытие, погрузка, разгрузка
Контролирует перевозку в личном кабинете	Предъявляет QR-код при проверке
Получает QR-код для рейса	Доставляет груз получателю

Важно

Водитель, как правило, не подписывает юридически значимые документы КЭП перевозчика – его действия фиксируются в системе оператора. Полномочия сотрудника подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Кого можно нанять перевозчиком

Самозанятый перевозчиком быть не может – это следует из Устава автомобильного транспорта. Договор перевозки с самозанятым заключить не получится, и в накладной он перевозчиком указан быть не может.

ИП – может. Индивидуальный предприниматель – полноценный перевозчик: он указывается в заказ-заявке и в накладной, подписывает свой титул, работает в личном кабинете или мобильном приложении наравне с транспортной компанией. Если ИП на собственном или арендованном транспорте оказывает услуги перевозки, то он перевозчик, а компания-заказчик – грузоотправитель.

Аренда транспорта с экипажем

Схема, при которой вы арендуете машину с водителем, а затем оказываете услуги перевозки, делает перевозчиком вас, а не арендодателя.

Важно

Схема доживает последние месяцы: в реестре перевозчиков одно транспортное средство числится только за одной компанией. За кем окажется машина при аренде с экипажем – источники оператора расходятся: конспект курса Академии Saby закрепляет её за владельцем (водитель остаётся его сотрудником), а в устном ответе на вебинаре 17.08.2026 прозвучало обратное – арендатор вносит транспорт за собой, а собственник по окончании аренды перерегистрирует. Итог при любом прочтении один: из-за перерегистраций и лагов схема перестаёт работать.

Риск не откладывается до 2027 года: уже сейчас налоговые органы могут переквалифицировать аренду с экипажем в перевозку (ст. 54.1 НК РФ) и оспорить расходы – подтверждающей перевозку накладной при этой схеме нет. Оператор прямо не рекомендует использовать аренду с экипажем как способ уйти от транспортной накладной.

Если отправитель и перевозчик – одно юрлицо

Так можно, но титулы должны подписывать разные люди: один сотрудник не может подписать и титул грузоотправителя, и титул перевозчика. Значит, в компании нужны минимум два человека с электронной подписью, а если они не руководители – ещё и с МЧД. Заказ-заявка обязательна даже внутри группы компаний.

Требования к машинам и водителям при регистрации – реестр перевозчиков.