Частые ошибки отправителя

Общее правило по любому изменению: сообщите нам до того, как по перевозке будет совершено следующее действие. Мы проверим, на какой стадии перевозка, и скажем, какой порядок корректировки нужен.

Семь ошибок в данных, из-за которых документ возвращается

1. Данные отправителя и получателя. Нет обязательных реквизитов, ошибки в ИНН и КПП, адресе, телефоне. Уточняйте реквизиты у самого контрагента, а не берите из старой заявки.
2. Описание груза. Указаны не все характеристики, неверный артикул или наименование. Указывайте наименование, характеристики, артикул и назначение груза.
3. Количество мест. Фактическое не совпадает с указанным. Пересчитайте места перед оформлением.
4. Вес и объём. Влияют на стоимость перевозки и расчёты. Взвесьте и измерьте груз, указывайте брутто, нетто и объём точно.
5. Упаковка. Не указан тип упаковки, нет сведений о пломбах. Укажите вид и способ упаковки, пломбы, маркировку, упаковочный лист.
6. Специальные условия. Не сообщены требования к температуре, хрупкость, опасный груз. Особые условия сообщайте заранее – от них зависит способ перевозки.
7. Сопроводительные документы. Нет счетов, сертификатов, договоров. Подготовьте и загрузите их в систему ЭДО при оформлении.

Ошибка в уже подписанном ЭПЭ

Редактировать подписанное поручение нельзя: исправительного документа, как у УПД, для него не предусмотрено – при ошибке создаётся новое поручение.

1. Сообщите об ошибке как можно раньше – до того, как начнётся исполнение поручения.
2. Уточните, что именно неверно: стороны, адреса, наименование груза, количество мест, вес и объём.
3. Мы подскажем, нужно ли новое поручение или достаточно согласовать фактические данные при приёме груза.

Если поручение нужно отменить целиком, ЭПЭ можно отозвать – для этого оформляется отдельный файл отзыва.

Вес и объём разошлись с ЭПЭ

ЭПЭ – это плановые данные, ЭЭР – фактические.

Мы исходим из того, что поручение не пересоздаётся: на терминале мы сообщаем о расхождении, согласовываем с вами корректные данные и оформляем расписку по фактическому замеру. Официального разъяснения пока нет. В более ранних общих материалах по ЭЭР описан другой вариант – дополнительное соглашение к ЭПЭ или новое поручение; для наших перевозок применяется порядок, описанный здесь.

Груз привезли, а подписать ЭПЭ некому

Водитель на терминале, а сотрудник с электронной подписью в офисе, в отпуске или в другом часовом поясе. Без подписанного ЭПЭ приём груза не состоится.

1. Свяжитесь с ответственным сотрудником. Подписать поручение можно из офиса: присутствие на терминале не нужно, нужен доступ в личный кабинет оператора. Приехали со своим носителем подписи – можно подписать на месте.
2. Сообщите менеджеру. Мы подскажем, на какой стадии документ и чего не хватает.
3. Не рассчитывайте на бумагу. Оформить приём на бумаге «в порядке исключения» нельзя: перечень исключений закрытый, и неготовность к электронному документообороту в него не входит.

Чтобы не попадать в это дальше: формируйте ЭПЭ до выезда машины, назначьте второго подписанта с подписью и МЧД, учитывайте часовые пояса, а при отправке день в день начинайте с документа.

Сменился получатель, направление или плательщик

Порядок зависит от стадии перевозки:

• ЭПЭ ещё не подписано. Самый простой случай: данные уточняются до подписания.
• ЭПЭ подписано, груз не передан. Смена получателя или направления – не правка строки, а отдельное действие с документами.
• Груз принят или уже едет. Смена адреса доставки и получателя в ЭТрН оформляется переадресовкой: уведомление направляет грузоотправитель или грузополучатель, а титул переадресовки оформляет перевозчик.

Плательщик – особый реквизит: он должен совпадать с тем, кому мы выставим счёт и закрывающие документы.

Груз нужно вернуть

Возврат – не отмена записи в базе: уже оформленные электронные документы никуда не исчезают.

1. Поручение ещё не подписано. Перевозка не начата – самый простой случай.
2. Поручение подписано, груз не передан. Если необходимость в экспедиции отпала, ЭПЭ отзывается отдельным титулом отзыва.
3. Груз уже принят или едет. Факт приёма зафиксирован ЭЭР, а запущенную ЭТрН отозвать или аннулировать нельзя: изменения по рейсу оформляются переадресовкой.

Порядок изменения уже сформированной ЭЭР, аннулирования ошибочных документов и формирования нового компания направила на официальное разъяснение. Пока его нет, мы не обещаем «сейчас просто исправим»: сначала смотрим стадию перевозки, потом называем порядок действий.

Пересорт и частичная выдача

Состав груза не совпал с документами или получатель забирает не весь груз – эти ситуации разбираются на стороне получателя: частые ошибки получателя.

Что именно нельзя изменить в поручении без нового документа – какие ЭПД нужны отправителю.