Частые ошибки получателя

Главное правило: о любых отклонениях лучше сообщать экспедитору до начала выдачи или приёмки груза. Это позволит сразу оформить документы по фактической ситуации и избежать расхождений между данными в системе и реальной передачей груза.

Поставщик не оформил ЭПЭ

Груз не примут к перевозке. Пока электронное поручение экспедитору не сформировано и не подписано, передавать груз в транспортную компанию нельзя: порядок жёсткий – ЭПЭ → проверка данных → подпись экспедитора → передача груза.

Чем это грозит получателю: груз не уезжает в срок, сдвигаются сроки поставки, разгрузки, продаж, монтажа. Оформить перевозку «на бумаге, как раньше» нельзя – смешанный документооборот по одной перевозке не предусмотрен.

Что можно сделать:

1. Уточните, на каком шаге застрял поставщик. Нет электронной подписи? Не подключён к оператору? Не назначен ответственный сотрудник?
2. Предложите стать инициатором самостоятельно. Инициатор перевозки не обязан быть отправителем груза: им можете быть вы. Тогда ЭПЭ формируете и подписываете вы, а поставщик только передаёт груз.
3. Не рассчитывайте на бумажное исключение. Бумажный формат допускается лишь в узких случаях: грузы для нужд органов власти, обороны и безопасности, специальные и воинские грузы; режимы повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения, контртеррористической операции; отсутствие технической возможности из-за обстоятельств непреодолимой силы. Неготовность поставщика к электронному документообороту в этот перечень не входит.

Получатель забирает не весь груз

О частичной выдаче необходимо сообщить экспедитору до начала выдачи груза.

1. Получатель сообщает, какую часть груза планирует забрать: количество мест и конкретные позиции.
2. Экспедитор проверяет, на каком этапе находится перевозка и какие документы уже оформлены.
3. Согласовывается, что происходит с оставшейся частью груза: она ожидает получателя, доставляется позже или возвращается.
4. Выдача оформляется по фактическому количеству переданного груза, а не по первоначальному плану отправки.

Пересорт: фактический груз не совпадает с документами

Груз оформляется по факту. Если при приёмке выясняется, что состав груза отличается от указанного в поручении, например отличается товар, упаковка или количество мест, экспедитор фиксирует расхождения и сообщает об этом получателю.

1. При приёмке проверяются количество мест, вес, объём, упаковка и другие характеристики груза.
2. Выявленные расхождения фиксируются и согласовываются с получателем.
3. В документах о приёмке указываются фактические сведения о грузе.
4. Дальнейшее оформление перевозки выполняется на основании фактических данных, а не первоначально указанных сведений.

Если некому подписать документ при приёмке

Если доставку выполняет наёмный перевозчик, титул грузополучателя подписывает получатель. Если в момент приёмки нет сотрудника, который может подписать документ, процесс может задержаться. Неподписание накладной со стороны получателя также считается нарушением установленного порядка.

Чтобы избежать таких ситуаций, заранее назначьте основного ответственного за приёмку и сотрудника, который сможет его заменить на время отпуска, больничного или отсутствия.

Если в документах обнаружена ошибка

До получения официальных разъяснений экспедитор действует исходя из стадии перевозки и уже оформленных документов. Сначала определяется текущий статус перевозки, после чего выбирается корректный порядок исправления.

Поэтому заранее гарантировать, что уже сформированный документ можно будет просто изменить или аннулировать, нельзя.

Если груз необходимо полностью вернуть отправителю, порядок действий описан в разделе частые ошибки отправителя.