Что нужно подготовить для работы с ЭПД
Электронная цепочка перевозки начинается у отправителя, а не у вас. Поэтому подготовка получателя – это в первую очередь договорённости с поставщиком, и только затем техника.
Чек-лист разговора с поставщиком
Обсудите эти вопросы до отгрузки – в день сдачи груза решать их поздно.
- Кто инициирует отправку. Инициатором может быть отправитель, получатель или стороннее лицо. Если поставщик не готов, инициатором можете стать вы.
- Кто формирует ЭПЭ. Электронное поручение экспедитору направляется в наш адрес и запускает всю перевозку.
- Кто подписывает ЭПЭ. Нужен конкретный ответственный сотрудник с электронной подписью, а не «кто-нибудь из офиса».
- Готов ли поставщик технически. Подключение к оператору электронного документооборота и действующая электронная подпись.
- Кто плательщик. Плательщиком может быть и получатель – это определяется при оформлении перевозки.
- Ваши реквизиты как получателя. Наименование организации или ФИО, ИНН и КПП для юрлиц, адрес, контактный телефон. Передайте их точно, без сокращений «по памяти».
- Способ получения и адрес. Самовывоз с терминала или доставка по городу; для доставки – точный адрес.
- Данные о грузе. Наименование и характер груза, количество мест, вес и объём, упаковка и маркировка, особые условия перевозки, сопроводительные документы.
Ошибки в реквизитах получателя, адресе доставки, наименовании груза, количестве мест, весе и объёме приводят к дополнительным действиям и задержкам. Подписанное поручение отредактировать нельзя – при ошибке создаётся новый документ.
Если поставщик отправляет груз регулярно, закрепите порядок письменно один раз: кто инициирует, кто подписывает, кто плательщик.
Что настроить у себя
- Электронная подпись – понадобится, если доставку по городу выполняет наёмный перевозчик: в его накладной вы подписываете титул грузополучателя. Собственник или ИП подписывает КЭП, сотрудник – КЭП или УНЭП через Госключ с машиночитаемой доверенностью.
- Ответственный сотрудник на приёмке. Тот, кто физически принимает груз, должен иметь возможность подписать документ, а не только открыть его.
- Оператор ЭДО – обязателен, если вы сами инициируете перевозки. Если только принимаете груз, достаточно доступа к системе, где вы видите документы по своим перевозкам.
Если доставку выполняет наёмный перевозчик, заранее убедитесь, что сотрудник, принимающий груз, может подписать титул, – иначе приёмка задержится.
Что именно потребует вашей подписи – какие ЭПД касаются получателя. Если поставщик свою часть не выполнил – частые ошибки получателя.
Норма права
- ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ
- ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ, ст. 17.5
- приказ ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277
Остались вопросы по этой теме? Разберём вашу ситуацию на консультации или ответим напрямую.
Читайте также
Что изменилось для получателя с 1 сентября 2026
Маршрут груза не меняется – меняется оформление документов. Цепочка начинается у поставщика, подписей от вас требуется немного, а получить груз можно так же: самовывозом или доставкой.
Определите свою роль в перевозке
Получатель, инициатор перевозки и плательщик – это могут быть разные лица. Что зависит от вашей роли и когда поручение экспедитору придётся оформлять вам самим.
Какие ЭПД касаются получателя
ЭЭР подписывает экспедитор, а не вы. Подпись получателя может понадобиться только в ЭТрН – и только когда доставку выполняет наёмный перевозчик.
Частые ошибки получателя
Поставщик не оформил ЭПЭ, груз забирают не целиком, состав не совпал с документами, некому подписать титул. Что делать в каждой ситуации и чего делать нельзя.
Источник: Разъяснения Минтранса