Поручение экспедитору (ЭПЭ)

Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) – документ, которым клиент поручает организовать перевозку. С него начинается вся цепочка: пока поручение не подписано обеими сторонами, груз к перевозке не принимается.

Кто может быть клиентом

Клиентом в поручении может выступать любой участник перевозки – отправитель, получатель или плательщик. Тот, кто заказывает и подписывает поручение, и тот, кто платит за перевозку, – не обязательно одно лицо.

Роль	Что делает
Клиент	Поручает организовать перевозку и подписывает ЭПЭ
Грузоотправитель	Передаёт груз: у него забирают или он привозит его на терминал
Грузополучатель	Принимает груз в пункте назначения
Плательщик	Оплачивает услуги, ему выставляются счёт и закрывающие документы

Роли могут совпадать полностью или частично. Одно лицо может быть сразу всеми четырьмя. А может быть только клиентом – оформлять перевозку, не отправляя и не получая груз.

Пример

Товар отгружается со склада поставщика в одном городе, платит за перевозку покупатель в другом, а получает груз его магазин в третьем. Клиентом в ЭПЭ может быть любой из них – важно договориться об этом до дня отгрузки, а не в момент подачи машины.

Почему это решают заранее

Заказ часто формирует не тот, кто платит. Отправитель может находиться в другом часовом поясе, а получатель – узнать о перевозке последним. Пока не решено, кто подписывает поручение, перевозка не начнётся.

Важно

Плательщик, указанный в поручении, должен быть тем же лицом, которому потом выставляются счёт и закрывающие документы. Если в поручении один плательщик, а первичные документы уходят другому, документы указывают на разных лиц – и подтвердить расходы становится сложнее.

Определить инициатора перевозки – отдельный обязательный пункт подготовки. Он особенно важен, когда заказчик перевозки, фактический отправитель и получатель – разные лица. Внутренний вопрос между покупателем и поставщиком о том, кто из них оформляет отправку, экспедитор за них решить не может.

Что содержит поручение

Данные сторон, сведения о грузе в разрезе отгрузочного наименования, адреса забора и доставки, плательщик, планируемые услуги и условия перевозки, особые условия и сопроводительные документы. Полный список полей с точки зрения клиента – какие ЭПД нужны отправителю.

Что экспедитор указывает в ответе

Отвечая на поручение, экспедитор заполняет три вещи:

возьмёт ли груз во временное владение;
повезёт сам или наймёт стороннего перевозчика;
свой номер и дату записи в реестре экспедиторов «ГосЛог».

От первого пункта зависит весь дальнейший комплект документов – какие ЭПД нужны экспедитору. Третий пункт невозможно заполнить без записи в реестре.

Если экспедитор привлекает перевозчика, ответ перевозчика по заказ-заявке он передаёт заказчику в ответе на поручение.

Исправление и отзыв

Подписанное поручение не редактируется: исправительного документа, как у УПД, для него не предусмотрено – при ошибке создаётся новое поручение. Отозвать поручение можно: для этого предусмотрен отдельный титул отзыва. Но если экспедитор уже приступил к исполнению – например, передал заказ-заявку перевозчику, – клиент обязан возместить понесённые расходы.

Важно

Экспедиторские документы оформляются только в рамках договора транспортной экспедиции. Если такого договора между сторонами нет, поручение и расписка не оформляются.

Подробный порядок подписания, исправления и отзыва – ЭПЭ: подписание, исправление и отзыв.