Как внедрить ЭПД внутри компании

Недостаточно настроить систему только внутри компании. Электронную транспортную накладную подписывают три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если хотя бы один участник не готов работать с ЭПД, документооборот по рейсу завершить не получится.

1. Распределите роли

Определите, кто в компании:

принимает поручения от клиентов и отвечает на них;
формирует заказ-заявки перевозчикам;
подписывает экспедиторские документы и титулы накладной;
отслеживает статусы и разбирает расхождения.

У каждого подписанта – действующая электронная подпись, а если он не руководитель, ещё и машиночитаемая доверенность. Обязательно назначьте дублёра: отпуск и больничный не должны останавливать оформление.

Важно

Если в накладной ваша компания выступает и грузоотправителем, и грузополучателем (например, на межтерминальном плече), титулы должны подписывать разные люди – один сотрудник не может закрыть обе стороны.

2. Напишите короткий регламент

Что в нём должно быть:

порядок действий по каждому сценарию перевозки – забор, подвоз, межтерминальное плечо, доставка получателю;
кто и в какой момент подписывает документ;
что делать при расхождении данных, замене машины, переадресовке;
как передаются сведения между складом, диспетчерской и бухгалтерией.

Совет

Регламент нужен не ради бумаги: в электронной цепочке сбой у одного сотрудника останавливает перевозку целиком, а не откладывается «до вечера», как это было с бумагами.

3. Подготовьте клиентов

Клиент формирует и подписывает поручение сам – за него это сделать нельзя. Заранее сообщите клиентам:

что перевозка начинается с поручения в ваш адрес;
какие данные о грузе нужны и в каком виде;
кто у них будет подписывать и есть ли замена этому человеку.

4. Подготовьте перевозчиков

Проверьте, что привлекаемые перевозчики подключены к оператору, имеют подпись и работают в приложении водителя. Самозанятый перевозчиком быть не может. Требования и чек-лист – что сделать до первого электронного рейса.

5. Прогоните пилотные рейсы

Опишите свои сценарии.
Уведомите заказчиков и подтвердите их готовность.
Соберите пилотную группу: клиент, перевозчик, получатель.
Проведите 5–10 тестовых перевозок целиком – от поручения до закрытия накладной.
Переходите к массовому использованию.

Совет

Пилот выгоднее начинать с постоянного клиента, который отправляет регулярно: ошибки всплывают на второй-третьей перевозке, а не на первой.

Если контрагент у другого оператора

Это не препятствие: между операторами ЭПД работает роуминг, в том числе двусторонний и трёхсторонний. Налажено ли взаимодействие с конкретным оператором, подскажет поддержка вашего.