Что нужно подготовить для работы с ЭПД

Подготовка экспедитора отличается от подготовки отправителя двумя вещами: нужна запись в реестре и нужно заранее решить, принимаете ли вы груз во владение – от этого зависит весь комплект документов.

Чек-лист

1. Запись в реестре экспедиторов «ГосЛог». Без неё вести деятельность нельзя, а в ответе на поручение нечего указать – реестр экспедиторов.
2. Договор с оператором ЭДО, работающим с ЭПД. Отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД не нужно: документы попадают туда автоматически через оператора.
3. Электронные подписи. КЭП на организацию или ИП. Если подписывает сотрудник – дополнительно машиночитаемая доверенность.
4. Второй подписант. Отпуск, больничный и разные часовые пояса не должны останавливать оформление.
5. Решение о владении грузом. Принимаете груз во владение или организуете перевозку без этого – условие договора, а не галочка в системе: какие ЭПД нужны экспедитору.
6. Шаблоны договоров. Договор транспортной экспедиции с клиентом и договоры перевозки с привлекаемыми перевозчиками.
7. Проверка перевозчиков. Подключены ли они к оператору, есть ли подпись, работают ли водители в приложении. Самозанятый перевозчиком быть не может.
8. Готовность клиентов. Клиент формирует и подписывает поручение сам – без этого перевозка не начнётся.
9. Тестовые перевозки. Прогоните несколько рейсов целиком: поручение – расписка – накладная – закрытие.

Подписать за клиента нельзя

На рынке появились сервисы, где транспортная компания по бумажной доверенности клиента сама регистрирует ему учётную запись у оператора, формирует за него экспедиторские документы и подписывает их. Клиент при этом ничего не меняет в своих процессах. Важно понимать, что это не норма закона, прибегать к ней не стоит.

Что делать, если у клиента подписывать некому:

1. Назначить ответственного заранее – конкретного сотрудника и замену ему.
2. Оформить полномочия – КЭП сотрудника плюс МЧД.
3. Подписать на месте своей подписью – Рутокен или «Госключ», если клиент приехал в офис.

Что настроить внутри компании

Порядок ролей, регламент подписания и обучение сотрудников – как внедрить ЭПД внутри компании.